ホウレンソウをする場合、それほど深く考えずにアバウトないい方をすることがある。あるいは、相手に失望を与えたくないという思いから、つい楽観的な見通しを言葉にして返事をしてしまうことがある。それが、ときとして、相手に過度な期待を持たせてしまうことがあるので、明確に伝えることができないような場合でも、相手に誤解を与えないような言葉づかいをすべきである。取引先からなにか依頼されたとする。その際、多少不確かであるが相手に失望させたくないという思いもあり、「２〜３日中に入荷すると思います」といったとする。２〜３日中に入ればよいが、そうでないとトラブルに発展することもあるので要注意である。連絡したほうはそんなにお待たせすることはありませんという気持ちから、「２〜３日中」と軽くいってしまったものが、できるだけ早く届くことを望んでいるお客様は、「早ければ２日以内、遅くなっても３日以内に届く」と期待してしまう。３日以内に届けば問題ないが、そうでないとお客様は怒り、不信感を持つことになる。このような場合は、「早ければ２日以内、遅ければ今週いっぱいかかるかと思います。わかりしだい、こちらからご連絡いたします」とか、あるいは、「２、３日中に入荷すると思いますが、はっきりしたことは、今、わかりませんので、先方に確認した上であらためてご連絡いたします」といったいい方をすべきである。そうすれば、お客様によっては、「そんなに急いでいるわけじゃないからいいよ」という答えが返ってきたり、「そうですか。それでは後ではっきりした日時を教えてください」ということになる。「前向きに検討してみます」といえば、実現の方向で積極的に事を進めるという意味にとらえるのが普通であるが、外交辞令的にこの言葉を使う場合もあり、ときとしてトラブルに発展することがあるので要注意である。とにかく相手の立場に立って考え、相手に過度の期待を持たせるような言葉を使わないように努めなければならない。
[参考サイト]
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